Из всего спектра услуг налоговики чаще всего пристально относятся к расходам на консультационные, маркетинговые, управленческие или посреднические услуги. Потому что именно эти услуги недобросовестные налогоплательщики применяют в схемах ухода от налогообложения.

Если собираетесь заключить договор на такие услуги, то расходы, которые вы планируете принять для целей исчисления налога на прибыль компании, должны соответствовать требованиям главы 25 НК. Вот здесь и начинаются основные проблемы.

Перечень подтверждающих документов и порядок их составления налоговым законодательством не регламентируется. Поэтому при оказании вышепоименованных услуг вы имеете полное право формировать любые документы при условии, что они содержат обязательные реквизиты.

Обычно по результатам оказания консультационных, маркетинговых и иных аналогичных услуг стороны составляют акт приема выполненных работ или оказанных услуг.

Однако никаких требований об обязательной детализации выполненных работ или оказанных услуг в акте законодательство тоже не предусматривает.

Как оформить услуги в той или иной ситуации, финансовый директор решает сам, исходя из конкретных обстоятельств. Однако некоторые общие советы из практики все же можно дать.

1. Внесите в первичку все обязательные реквизиты

Обратите внимание на то, чтобы первичные документы содержали все обязательные реквизиты, а также на то, чтобы изначально их подписывали не руководитель и главный бухгалтер, а, как это и предусмотрено методологией, лица, совершившие сделку и ответственные за ее оформление, либо ответственные за оформление свершившегося события.

Для проверяющих эти документы будут выглядеть более убедительно, чем те, которые изначально подписываются первыми лицами организации. Ведь они могут быть потенциально заинтересованы в увеличении расходов.

Еще убедительнее будут выглядеть первичные документы, составленные комиссией, которая тщательно принимала работы или услуги. И даже, возможно, нашла и зафиксировала какие-то оплошности исполнителя. Опять же желательно, чтобы изначально в состав комиссии входили не первые лица организации, а те, кто должны этим заниматься в рамках своих должностных обязанностей.

2. Детализируйте перечень выполненных работ

Распишите услуги как минимум так же, как это было определено в предмете договора, приложении к нему, техническом задании и прочих документах.

Здесь я бы советовала обратить внимание на предмет договора еще на стадии его заключения. Например, одна сторона должна оказать другой маркетинговые услуги. Все ясно и понятно. Что понимается под термином «маркетинг», вроде как и не требует обсуждения. Однако в нормативной базе четкого определения этого термина нет. В экономической литературе определения есть, но каждый автор дает свою интерпретацию.

Вот и основание для конфликта. Заключая договор, стороны в целом понимали, о чем идет речь, а вот в деталях не сошлись. Вы думали об одном конкретном перечне работ (услуг), входящих в состав маркетинговых услуг, а ваш контрагент о другом. Далее в конфликт вступают налоговые органы и пытаются снять расходы. Они показывают вам определение маркетинга из тех или иных источников и пытаются доказать, что ваш контрагент либо что-то не сделал или делал то, что явно не предусмотрено договором.

Вывод. Тщательно и детально прописывайте предмет договора. Например, после фразы «маркетинговые услуги» логично поставить двоеточие и далее через запятую поименовать, что именно должен делать исполнитель в рамках оказания маркетинговых услуг. Тогда и спорить по составу выполненных работ (оказанных услуг) и, как следствие, по признанию расходов для целей налогообложения не придется.

3. Определите перечень первичных документов

Обратите внимание на содержание и состав документов. Продолжим пример с оказанием маркетинговых услуг. Как правило, по результатам оказанных услуг стороны составляют акт или иной письменный отчет о проделанной работе, в которых исполнитель делает выводы и дает рекомендации. Но с учетом специфики услуг и пожеланий заказчика отчеты могут быть различными по объему, содержанию и другим признакам.

Исполнитель, как правило, формирует аналитические таблицы, графики, схемы и тому подобные наглядные изображения, которые входят в состав отчета или предоставляются отдельно. А какие именно и в каком объеме? Здесь тоже возникает масса оснований для конфликта — как у самих участников сделки, так и у контролирующих органов.

Чтобы оснований для конфликта стало меньше, изначально пропишите в договоре (приложении к договору или иным образом), какие именно документы и в каком объеме должны быть составлены по результатам выполненных работ или оказанных услуг. Максимально детализируйте состав таких документов и требования к их составу, содержанию и объему.

4. Проведите дополнительные мероприятия

Дополнительные мероприятия стоит проводить в рамках оказания услуг или по итогам проведенных мероприятий.

Например, вы проконсультировались на достаточно приличную сумму и понимаете, что проверяющие будут сомневаться как в реальности этой услуги, так и в ее объеме. Акт составили. Исполнитель предоставил подробный отчет о проделанной работе. Например, перечень заданных заказчиком вопросов, ответы на каждый из них с ссылками на нормативную базу, мнения контролирующих органов, судебную практику. И дали даже советы. Но инспекторы все же могут засомневаться в реальности такой консультационной услуги, особенно при внушительных размерах оплаты.

Чтобы нивелировать подобные риски, компании в процессе оказания услуг либо подведения итогов проводят собрание или совещание. Это мероприятие полностью или частично посвящено той проблеме, которая выносилась, например, на консалтинг.

Составляется программа, куда вносятся в том числе и те вопросы, по которым вы консультировались. На мероприятие приглашаются сотрудники и иные заинтересованные лица. В том числе и консультант либо его представитель.

Процесс проведения мероприятия оформляется протоколом. Из него четко видно, какое мероприятие проводилось, на какую тему и какие вопросы обсуждались. Желательно, чтобы в протоколе отметили, что консультант тоже выступал, пояснял, отвечал на вопросы, давал рекомендации и т. д.

После анализа такого документа у проверяющих будет гораздо меньше аргументов для спора с вами на предмет реальности услуг и их экономической необходимости.

5. Проверьте наличие специалистов и материальной базы у контрагента

Чтобы качественно выполнить работы, ваш контрагент должен владеть определенным потенциалом людских и материальных ресурсов или иметь возможность получить их на стороне в разумные сроки для исполнения контракта. В противном случае отстоять реальность сделки будет проблематично.

6. Проанализируйте размер вознаграждения

Еще в 2012 году финансовое и налоговое ведомства обратили внимание, что территориальные инспекции имеют полное законное право проверять, соответствуют ли цены сделок рыночным. Исключение — контролируемые сделки.

Сегодня инспекторы достаточно тщательно проверяют, соответствуют ли цены рыночным. Поэтому старайтесь устанавливать разумные и обоснованные цены по услугам.

В некоторых случаях размер вознаграждения исполнителя может варьироваться и зависеть от тех или иных показателей. Например, это активно применяется при оказании услуг по управлению. Где, как правило, вознаграждение зависит как от объема, так и от эффективности работы управляющего. Цену услуги в таких случаях оптимально разделить на две составляющие: фиксированную и переменную.

Фиксированная не подлежит изменениям, а переменная определяется каждый отчетный период, который установлен сторонами сделки. Алгоритм расчета и критерии, на основании которых будет определяться переменная часть, детально пропишите в приложении к договору.

7. Обоснуйте необходимость услуг

Непосредственным признаком экономической необоснованности выполненных работ могут быть, например, обзорные отчеты с информацией об общем состоянии рынка или деятельности других организаций. Их невозможно использовать для достижения конкретных производственных целей. Причем суды активно разделяют эту точу зрения и поддерживают налоговые органы в их претензиях к налогоплательщикам (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.03.2007 № А19-20812/05-20-15-Ф02-1522/07, Западно-Сибирского округа от 28.08.2007 № Ф04-5734/2007 (37452-А03-15), от 26.10.2005 № Ф04-7555/2005 (16171-А45-40)).

Убедитесь, что оказываемые вам услуги были направлены на получение экономического эффекта. Причем необязательно в ближайшее время и необязательно в денежной форме (п. 9 постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53).

Чтобы подчеркнуть экономическую обоснованность и необходимость услуги, пусть инициатор услуги напишет заявку на нее. В документе он должен прописать связь услуги с производственной необходимостью и объяснить, как эта услуга поспособствует развитию компании сейчас или в перспективе.

8. Не дублируйте функции ваших сотрудников

Если услуги, которые вам будут оказывать, дублируют функциональные обязанности штатных сотрудников или подменяют функции ваших структурных подразделений, инспекторы посчитают расходы на такие услуги необоснованными и снимут их (постановления ФАС Поволжского округа от 03.04.2007 № А55-10037/2006-43, Восточно-Сибирского округа от 27.12.2006 № А19-6451/06-33-Ф02-6879/06-С1).

Если попали в такую ситуацию — приготовьте аргументы. Например, вырос объем работ или что-то необходимо срочно выполнить, а ваши штатные сотрудники не успевают. Либо, чтобы выполнить работы, необходимы какие-то специфические познания, которых нет у ваших сотрудников, и т. д.

Да, есть судебные прецеденты и в пользу налогоплательщиков, но их существенно меньше (постановления ФАС Московского округа от 10.10.2011 № А40-30370/10-127-132, ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2006 № А05-2732/2006-34). Поэтому старайтесь заблаговременно свести к минимуму риски непризнания расходов по договорам оказания услуг.

Источник